La Gestión Documental es el conjunto de procesos, actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, creación, organización, transferencia y conservación de la documentación producida o recibida en la Entidad, desde su origen hasta su disposición final, que buscan garantizar el acceso de la información al servicio de la ciudadanía y la preservación de los documentos como fuente de la historia.

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", el Decreto 1080 de 2015 "Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" y el Acuerdo 001 de 2024 "Acuerdo único de la Función Archivística", la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación formuló y aprobó los siguientes siguientes instrumentos:

1. Política Institucional de Gestión Documental . La política de Gestión Documental define las directrices generales para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información en cualquier soporte y medio de creación,así como la articulación con otros componentes del Sistema Integrado de Gestión y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
2. Programa de Gestión Documental - PGD . Anexo Matriz de control y cronograma del PGD Instrumento archivístico que le permite a la entidad formular, documentar y efectuar el control a corto, mediano y largo plazo del desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental.
3. Sistema Integrado de Conservación - SIC . Instrumento archivístico cuya finalidad es garantizar la conservación y preservación de todo tipo de información. Está compuesto por dos componentes: el Plan Conservación Documental que aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y analógicos y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo que aplica a documentos digitales y electrónicos de archivo.

Acta de Aprobación Comité Institucional de Gestión y Desempeño

La Contaduría General de la Nación durante su evolución institucional ha encaminado sus esfuerzos a dar cumplimiento a las disposiciones normativas en materia archivística a través de la elaboración, actualización, aprobación y convalidación de sus Tablas de Retención Documental, como instrumento que contribuye a la racionalización de la producción documental y a su correcta disposición final, garantizando la salvaguarda y conservación de la documentación en cualquier soporte que se produzca.

La CGN, a la fecha tiene cuatro versiones de Tabla de Retención Documental las cuales aplican para los siguientes periodos.

Cuadro de Clasificación Documental

El Cuadro de Clasificación Documental – CCD es el instrumento archivístico en el cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, subsección, series, subseries o asuntos) respetando así el principio de procedencia en cada una de las etapas del ciclo vital del documento.

Eliminación Documental

Dando cumplimiento al parágrafo del arítculo 25 Decreto Número 2578 de 2012, se da publicación a la eliminación de documentos de archivo